WHISTLEBLOWING - PREGUNTAS FRECUENTES

 

1)    ¿Es obligatorio identificarse para enviar una señalación?

No, no es obligatorio. La persona que quiere enviar una señalación puede acceder al sistema de forma confidencial y protegida de dos maneras:
-    “DENUNCIAS CON CREDENCIALES DE ACCESO”, es decir, registrándose en el sistema con su datos e información de contacto (señalación con gestión de identidad confidencial).
-    “DENUNCIAS SIN CREDENCIALES DE ACCESO”, es decir, enviando la señalación sin indicar sus datos y su contacto (señalación anónima).
En ambos casos, aunque el autor de la denuncia acceda registrando sus datos, la señalación se gestionará de forma "anónima", ya que los datos personales introducidos en la plataforma Whistleblowing (externa a la Compañía) son separados de la denuncia y no son accesibles para quienes la gestionan.

 

2)    ¿Qué se puede denunciar?

En la home page de la plataforma, en el enlace "QUÉ SEÑALAR", hay una lista de temas que se pueden denunciar.

 

3)    ¿Quién examina las señalaciones y los investiga?

Los informes son gestionados por el Gerente del departamento de Auditoría Interna de la Compañía, que es responsable de analizar, investigar y gestionar los informes recibidos a través de todos los canales previstos (sea la plataforma Whistleblowing, sea otros canales especificados en el Procedimiento de gestión denuncias).
El Responsable, cuando sea necesario, podrá contar con el apoyo de los recursos del departamento de Auditoria y de las funciones empresariales competentes, así como de consultores externos especializados, que podrán llevar a cabo investigaciones o comprobaciones para averiguar los hechos ocurridos.
Para las comunicaciones relativas al Gerente de la función de Auditoría Interna y a sus colaboradores, es disponible un correo electrónico especifico, cuyo único destinatario es el Presidente del Organismo Encargado de la Sociedad. Al recibir una comunicación, el Presidente realizará de forma inmediata las evaluaciones oportunas e individuará las áreas o figuras de la Compañía a involucrar para las profundizaciones necesarias sobre el hecho comunicado.

 

4)    Cómo se gestiona la identidad del remitente de la denuncia?

La denuncia y la identidad de su autor son gestionadas en modalidad estrictamente confidencial.
En el caso de que el denunciante proporcione sus datos registrándose en la plataforma, el software, con métodos que se adhieren a las mejores prácticas en materia de whistleblowing, separa la denuncia de la identidad del demandante.  
El acceso a la identidad del demandante se permite exclusivamente al Responsable de la gestión de denuncias (el Responsable de la función de Auditoria Interna de la Compañía), exclusivamente en los casos previstos por la Política de la Compañía en este asunto (capítulo 9 del Procedimiento de gestión denuncias), a través de un estricto procedimiento de seguridad que registra la operación, requiriéndole la motivación. Esta acción se notifica automáticamente al demandante y se registra en el sistema.
El software registra todas las actividades y accesos (incluido el acceso motivado a la identidad del demandante por parte del Responsable de la gestión).
El software también genera una copia del mensaje que se envía por correo electrónico o PEC (correo electrónico certificado) al demandante para garantizar que las denuncias presentadas no se alteren ni modifiquen.
Por lo tanto, desde un punto de vista informático, se garantiza la inviolabilidad absoluta de los sistemas y la máxima confidencialidad.

 

5)    ¿Se gestiona de todos modos una denuncia anónima?

Todas las denuncias, independientemente de cómo se envíen, son objeto de análisis y verificación. En el caso de que sea necesaria algunas información adicional y más detallada para respaldar los hechos denunciados, el Responsable de la gestión de denuncias (o un miembro de su personal, designado expresamente) puede comunicarse con el denunciante directamente por el trámite de la plataforma informática, utilizando el servicio de mensajería, sin conocer su identidad. Todas las comunicaciones (sea la primera enviada, sea aquellas posteriores) permanecerán en la plataforma, almacenadas de forma encriptada.
La persona que hace la señalación podrá seguir el progreso de su denuncia utilizando el código de identificación que se le proporciona, después de introducirla en el sistema informático.

 

6)     ¿Qué es el código de identificación?

El código de identificación es un código alfanumérico que identifica de forma exclusiva la denuncia, al mismo tiempo garantizando el completo anonimato del denunciante. Este código es producido automáticamente por el sistema informático después de introducir la señalación, y permite al autor seguir el estado de procesamiento de su denuncia y comunicarse con quien la gestiona, añadiendo cualquier información adicional.

 

7)    ¿Cuáles son las protecciones para el autor de la denuncia?

En todas las circunstancias en las que las denuncias sean de buena fe, la Compañía garantiza gestionar las señalaciones recibidas aplicando la máxima confidencialidad en todas etapas; también garantiza la confidencialidad sobre la identidad de la persona que realiza la denuncia.
Los autores de las señalaciones están protegidos contra cualquier forma de represalia y/o discriminación que pudieran producirse por motivos directa o indirectamente relacionados con la denuncia.

 

Cargando Cargando